Mit der gelieferten Ware oder mit der fertiggestellten Dienstleistung beginnt nach Akquise und Auftragserfüllung ein weiterer Abschnitt im Rahmen der Geschäftstätigkeit von Unternehmen, Selbstständigen und Freiberuflern. Denn auch die Rechnungsstellung erfordert ein bestimmtes Maß an Fachwissen hinsichtlich ihrer buchhalterischen Anforderungen. Daher gilt es, sich umfassend darüber zu informieren, wie Du eine Rechnung erstellst, welche Pflichtangaben diese enthalten muss und worauf Du bei der Rechnungsstellung darüber hinaus achten solltest.
Was ist eine Rechnung?
Die Rechnungsstellung bezeichnet einen Vorgang im Rechnungswesen. Sobald ein Unternehmer, Selbstständiger oder Freiberufler seinem Kunden eine Rechnung stellt, übermittelt er diesem eine Forderung. Diese Forderung ist begründet in einer Warenlieferung oder in einer erbrachten Werk- oder Dienstleistung. Als Unternehmer schreibst Du nach Abschluss Deiner Lieferung oder Leistung eine Rechnung, die Deinem Kunden den Grund für Deine Forderung sowie die Zahlungsmodalitäten mitteilt.
Wer muss Rechnungen schreiben?
Unternehmer, Selbstständige und Freiberufler sowie sonstige Gewerbetreibende haben aufgrund der Vorschriften im Umsatzsteuergesetz grundsätzlich die Pflicht zur Rechnungsstellung, wenn sie eine Lieferung oder Leistung im Rahmen ihrer unternehmerischen Tätigkeit erbringen. Denn eine unternehmerische oder gewerbliche Tätigkeit unterliegt der Pflicht zur Besteuerung. Außerdem führt die Pflicht zur Besteuerung einer Einnahme dazu, dass diese durch eine Rechnung ausgewiesen und belegt wird.
Warum musst Du Rechnungen schreiben?
Rechnungen sind ein wichtiges Dokument, die zentrale Geschäftsvorgänge innerhalb eines Unternehmens belegen. Die Rechnungsstellung ist unter bestimmten Voraussetzungen einerseits ein Recht und andererseits auch eine Pflicht.
- Rechnung als steuerliches Dokument
Der Grund für die Rechnungsstellung liegt einerseits darin, dass Unternehmen ihre Geschäftsvorgänge dokumentieren und innerhalb der Buchhaltung kontieren müssen. So muss jede Buchung, die steuerlich relevant ist, mit einem dazu gehörenden Beleg versehen werden. Da jede Einnahme für die Steuer Bedeutung hat, müssen Unternehmer daher ihre Lieferungen und Leistungen immer mit einer Rechnung belegen. - Beleg für die Umsatzsteuer
Unternehmen sind in der Regel verpflichtet, Mehrwertsteuer von ihren Kunden zu erheben. Diese wird vom Unternehmen einkassiert, um als Umsatzsteuer an das Finanzamt ausbezahlt zu werden. Die Rechnung weist die Mehrwertsteuerbeträge aus und belegt damit die Umsatzsteuereinnahmen von Unternehmen. Die Rechnung ist damit ein zentraler Beleg für die Umsatzsteuererklärung. - Beleg für den Vorsteuerabzug
Ein weiteres wichtiges Kriterium für die Rechnungsstellung liegt im Recht auf Vorsteuerabzug von Unternehmen, die eine Lieferantenrechnung bezahlen. Denn Unternehmen haben das Recht, ihre Umsatzsteuerschuld, die durch vereinnahmte Mehrwertsteuer entsteht, mit bezahlter Mehrwertsteuer zu verrechnen. Die bezahlte Mehrwertsteuer wird bei der Umsatzsteuererklärung als geleistete Vorsteuer bezeichnet und von der vereinnahmten Umsatzsteuer abgezogen. Um die Vorsteuer geltend zu machen, benötigen Unternehmen den dazu gehörenden Beleg in Form der Rechnung, die sie von ihrem Lieferanten erhalten haben. Kunden haben daher immer ein Recht darauf, dass ihr Lieferant oder das dienstleistende Unternehmen eine korrekte Rechnung ausstellt. - Pflicht zur Rechnungsstellung
Sobald der Empfänger von Waren oder von Leistungen ein anderes Unternehmen oder eine juristische Person in Form einer GmbH, einer AG eines Vereins, einer Stiftung oder Genossenschaft ist, dann besteht für das leistende Unternehmen die Pflicht, eine Rechnung auszustellen. Die Rechnungsstellung muss dabei innerhalb von 6 Monaten nach Lieferung oder nach Fertigstellung einer Dienstleistung erfolgen. Auch Leistungen, die ins EU-Ausland oder in Drittländer erfolgen, müssen mit einer Rechnung belegt werden.
Welche Pflichtangaben muss eine Rechnung enthalten?
Laut Umsatzsteuergesetz § 14 Abs 4 UStG müssen die folgenden Pflichtangaben auf Rechnungen enthalten sein:
- Name und Anschrift des Rechnungsstellers und -empfängers
- Steuernummer oder Umsatzsteueridentifikationsnummer UID
- Datum der Rechnung
- Fortlaufende Rechnungsnummer
- Menge und Bezeichnung der Lieferung
- Art und Umfang der Werk- oder Dienstleistung
- Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung
- Entgelt für die Lieferung oder Leistung
- Steuersatz und anfallender Steuerbetrag
Kleinunternehmer müssen auf ihren Rechnungen einen Hinweis auf ihre Steuerbefreiung anfügen.
Für Rechnungen über einen Betrag von weniger als 250 Euro brutto müssen nicht alle genannten Angaben enthalten sein. Kleinbetragsrechnungen erfordern keine Angaben über den Leistungsempfänger und den Nettobetrag des Entgelts sowie die Steuernummern.
Häufigste Fehler bei der Rechnungsstellung
Bei der Rechnungsstellung solltest Du grundsätzlich darauf achten, Fehler zu vermeiden, da diese vor allem steuerrechtliche Folgen haben können. Zu den häufigsten Fehlern bei der Rechnungsstellung gehören zum Beispiel:
- Fehler in der Steuernummer oder Umsatzsteueridentifikationsnummer UID
- Steuerbetrag ist nicht korrekt
- Steuersatz ist nicht korrekt angegeben
- Falscher Rechnungsbetrag
- Ungenaue Leistungsbeschreibung
- Fehlende Zahlungsdaten
- Fehlender Zahlungstermin
- Rechnungsnummer fehlend, falsch oder doppelt vergeben
- Fehlende Zeitangabe für die Lieferung oder Leistung
Welche Folgen können fehlerhafte Rechnungen haben?
Eine fehlerhafte Rechnung kann sowohl für den Rechnungssteller als auch für den Rechnungsempfänger Folgen haben.
- Vorsteuerabzug
Eine Rechnung, deren Pflichtangaben nur unvollständig oder fehlerhaft ausgeführt sind, gefährdet den Vorsteuerabzug des Kunden. Wenn Du als Unternehmer eine Rechnung von einem Lieferanten erhältst, die fehlerhaft ist, kann das Finanzamt die Rechnung als Beleg für die geleistete Vorsteuer ablehnen. Die enthaltene bezahlte Vorsteuer kannst Du nicht geltend machen.
- Betriebsausgaben
Eine fehlerhafte Rechnung, die das Finanzamt nicht anerkennt, gefährdet auch den Abzug von Betriebsausgaben.
- Umsatzsteuerbetrag
Umsatzsteuerbeträge, die in der Rechnung zu hoch angesetzt wurden, müssen in voller Höhe als Umsatzsteuer ans Finanzamt abgeführt werden.
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Autorenprofil
Paul-Alexander Thies – Geschäftsführer von Billomat und Startup-Experte.
Ganz gleich ob Gründer, Start-up oder Freelancer, als Geschäftsführer des webbasierten Buchhaltungsprogramms Billomat möchte Paul-Alexander Thies das Thema Buchhaltung so einfach wie möglich gestalten. Mit seiner Leidenschaft für strategische Unternehmens- und Produktentwicklung gründete Thies bereits während seines Studiums ein Unternehmen.
Heute blickt der Vollblutonliner auf über zehn Jahre Erfahrungen als Führungskraft zurück und konnte viele Unternehmen wie Groupon, Payleven (Rocket Internet) und Travador mit aufbauen. Seine Leidenschaft für den E-Commerce-Bereich sowie seine Motivation für den Zukunftsmarkt FinTech führen ihn nun zu Billomat.
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