Wer kennt es nicht? Man ist den ganzen Tag im Büro und hat abends trotzdem das Gefühl, nichts geschafft zu haben, obwohl man sich so viel vorgenommen hatte. Die Lösung: Produktiveres Arbeiten!
Produktivität – was heißt das eigentlich?
Produktivität beschreibt das Erzielen von konkreten Ergebnissen und Werten in einer bestimmten Zeit, die in ihrer Form auch tatsächlich gebraucht werden. Es gibt Menschen, die sich in eher unwichtigen Aufgaben verfangen und lange aufhalten lassen, während der Kollege scheinbar mühelos ein wichtiges Projekt abschließt. Wo liegt also der Schlüssel zur Produktivität? Und wieso sollte sich jeder von uns zum Ziel machen, seine Produktivität zu erhöhen?
Gründe, seine eigene Produktivität erhöhen zu wollen, gibt es viele: Man fühlt sich weniger gestresst, erzielt schnellere und bessere Ergebnisse, ist deshalb auch im Beruf erfolgreicher und hat außerdem eine ausgewogenere Work-Life-Balance.
Es ist oft schwierig, den Blick fürs Wesentliche zu behalten und zu erkennen welche Aufgaben wirklich wichtig sind und welche nicht. Die große Masse an unterschiedlichen Arbeitsmethoden, Systemen, Software und technischen Geräten tragen immer mehr zur Unproduktivität deutscher Arbeitskräfte bei. Es ist völlig normal in diesem modernen Chaos den Überblick zu verlieren.
Um dem entgegenzuwirken gibt es nicht nur Einiges an mehr oder weniger hilfreicher Hard- und Software, die die Produktivität im Job erhöhen sollen, sondern sehr viel ist auch von den eigenen Angewohnheiten und Verhaltensmustern abhängig. Auch einige Umweltfaktoren, denen wir ziemlich hilflos ausgeliefert sind, spielen eine Rolle. Einige Dinge haben wir jedoch selbst in der Hand.
Es geht nicht darum, schneller oder mehr zu arbeiten, sondern schlichtweg klüger. Folgende Tipps helfen Ihnen dabei:
1. Die wichtigste Regel für mehr Produktivität: Setzen Sie Prioritäten!
Schenken Sie unbedeutenden Tätigkeiten zu viel Aufmerksamkeit und verlieren dabei die wirklich wichtigen Aspekte aus dem Blick? Nicht selten endet das in übermäßigem Zeitdruck, Stress und eventuell sogar Burnout. Lassen Sie unwichtige Aufgaben einfach weg. Weniger ist nämlich manchmal mehr! Lernen Sie, „Nein“ zu sagen und sich auf die wichtigen Aufgaben zu konzentrieren. Diese können Sie dann mit mehr Zeit und Konzentration angehen und alle haben am Ende des Tages mehr davon.
2. Kümmern Sie sich sofort um die wichtigen Dinge!
Die wichtigsten Dinge des Tages sollten Sie nicht aufschieben, sondern sofort erledigen. Wir tendieren gerne zur Prokrastination, aber gut ist das nie. Auch deshalb, weil wir vormittags am produktivsten sind und uns am besten konzentrieren können. Das sollten wir für die wichtigsten Aufgaben ausnutzen. Haben Sie erst einmal die erste Aufgabe abgehakt, sind Sie auch viel motivierter für den Rest des Tages und können sich der nächsten Aufgabe mit einem guten Gefühl widmen. Womit wir beim nächsten Tipp wären…
3. Erledigen Sie eine Aufgabe nach der anderen!
Es ist wichtig, nicht alles durcheinander und gleichzeitig machen zu wollen. Auf diese Art brauchen Sie länger und arbeiten außerdem weniger effektiv. Erstellen Sie eine To-Do-Liste und arbeiten Sie die Punkte der Reihe nach hab.
4. Checken Sie Ihre Mails höchstens drei Mal pro Tag!
Ihr E-Mail-Postfach ist ein großer Zeitfresser. Jedes Mal, wenn Sie es öffnen, müssen Sie Ihre aktuelle Arbeit dafür unterbrechen. Das kostet mehr Zeit und Energie, als Sie denken. Menschen brauchen nämlich ungefähr 15 Minuten, bis sie fokussiert genug sind, um eine Aufgabe zu erledigen. Öffnen Sie Ihr Postfach deshalb nicht alle fünf Minuten, sondern beschränken Sie sich auf ein paar feste Zeiten am Tag. Sehen Sie sich außerdem zuerst die Betreffzeile an. Lohnt es sich überhaupt, diese Mail zu öffnen? Wenn nicht, verschieben Sie sie direkt in den Papierkorb und widmen sich der nächsten Mail.
5. Ziehen Sie die Motivation aus dem Sinn einer Aufgabe!
Überlegen Sie sich, wieso die Aufgabe, die Sie gerade erledigen müssen, sinnvoll ist und inwiefern das Erledigen der Aufgabe jemandem nützt. Sie werden die Aufgabe dann viel lieber und effektiver erledigen.
6. Vergleichen Sie sich nicht mit anderen Mitarbeitern!
Etwas Wettbewerb schadet nicht, zu starke Konkurrenz führt jedoch häufig zu Frust und Demotivation. Bringen Sie Ihre Talente sinnvoll ein und stehen Sie zu sich selbst.
7. Pausen sind wichtig!
Regelmäßige Kaffeepausen steigern die Leistungsfähigkeit und die Kreativität. Diese sollten aber gezielt eingesetzt werden, damit sich der Körper nicht zu schnell an das Koffein gewöhnt und der gewünschte Effekt schließlich ausbleibt. Aber auch Schlafpausen von fünf bis zehn Minuten – ja am Arbeitsplatz – sollen auf lange Sicht der Gesundheit und unserem Wohlbefinden zuträglich sein. Auf die Mittagspause sollten Sie ebenfalls auf keinen Fall verzichten, egal wie viel Arbeit noch auf Sie wartet.
8. Achten Sie auf Ihre Umgebung!
Studien besagen, dass die besten Arbeitsplätze diejenigen sind, die den Mitarbeitern möglichst viel Freiheit bieten. Sie sollten Platz bieten, sich zu bewegen, den Raum auch mal zu wechseln und den Arbeitsplatz umzustellen. Achten Sie außerdem auf die richtige Beleuchtung, einen aufgeräumten Schreibtisch und haben Sie immer ausreichend Wasser in greifbarer Nähe.
9. Ernähren Sie sich richtig!
Natürlich gehört auch die richtige Ernährung zu einem produktiven Arbeitstag dazu. Nehmen Sie ausreichend Nahrung zu sich, um daraus neue Energie zu ziehen. Nur wer sich richtig ernährt, kann über einen längeren Zeitraum konzentriert und fokussiert arbeiten. Mehr Ernährungstipps können Sie folgender Infografik von Lottoland entnehmen.
Die komplette Infografik zum Thema Produktivität im Büro finden Sie hier.
Fazit
Es gibt viele Möglichkeiten, den Arbeitsalltag produktiver zu gestalten. Meistens gilt jedoch: Organisation ist das A und O des produktiven Arbeitens. Schlussendlich müssen Sie für sich selbst die passenden Strategien auswählen. Hierfür können Sie unterschiedliche Möglichkeiten kombinieren oder ganz neue finden. Den einen hilft es, zu meditieren, andere machen Sport in der Mittagspause und wieder andere schwören darauf, einfach das Handy auszuschalten. Die Produktivität zu steigern sollte aber für uns alle ein dauerhaftes Ziel sein. Denn sie erleichtert den Alltag, reduziert Stress und sorgt für eine ausgeglichene Work-Life-Balance. Werden Sie sich bewusst, wo Ihre Produktivitätskiller liegen und finden Sie Wege, diese zu vermeiden.
