Erfolgreiche Unternehmer betreiben Projektmanagement, damit jede Aufgabe von qualifiziertem Personal effizient ausgeführt wird. Tipps zur Projektplanung und Optimierung Ihrer Aufgaben finden Sie in diesem Artikel.
Projektmanagement: So werden Projekte erfolgreich
In jedem Betrieb sollen Projekte optimiert werden. Ziel ist es, dass sie möglichst zügig, in zufriedenstellender Qualität und zum besten Preis fertiggestellt werden. Damit dies geschieht, müssen Sie sich mit dem sogenannten Projektmanagement befassen.
Was genau versteht man unter einem Projekt? Es handelt sich um mehrere Aktivitäten, die ausgeführt werden müssen, um ein bestimmtes Ziel zu erreichen. Folgende Merkmale kann ein Projekt haben:
- Das Projekt ist einmalig.
- Das Projekt ist komplex.
- Das Projekt ist zeitlich befristet.
- Es hat ein definiertes Ergebnis.
- Es erfordert mehrere Abteilungen eines Unternehmens.
- Es müssen unter Umständen mehrere Firmen zusammenarbeiten.
- Es muss planmäßig gearbeitet werden.
Das Projektmanagement umfasst organisatorische Maßnahmen, die sicherstellen, dass das Projekt termingerecht, kostengünstig und in hoher Qualität durchgeführt wird.
Außerdem enthält es Werkzeuge zur Planung, Steuerung und Koordination des Vorhabens.
Projektstrukturierung: Diese Phasen durchlaufen Projekte
Wenn Sie Projekte planen möchten, sollten Sie wissen, welche Phasen diese durchlaufen müssen und welche Ziele zu erreichen sind:
- Projektstart: Anhand verschiedener Daten haben Sie ermittelt, dass Sie beispielsweise einen neuen Blog aufbauen möchten, ein eBook für Ihre Inbound-Marketing-Strategie benötigen oder sie in die Instagram-Welt eintauchen möchten.
- Definition und Planung: Definieren Sie das gewünschte Projekt samt der Ziele, dem Budget und dem zeitlichen Rahmen.
- Umsetzung: Das ausgewählte Team führt das Projekt durch und wird dabei koordiniert und überwacht.
- Abschluss: Am Ende des Projekts erfolgt ein Rückblick inklusive einer Analyse. Gab es Probleme und wie hätte das Projekt besser laufen können?
Bei der Definition und Planung werden drei Ziele festgelegt:
- Qualität
- Termine
- Kosten
Wenn Sie Projekte strukturieren, müssen Sie auf effizientes Projektmanagement setzen, um die gesetzten Ziele zu erreichen. Dabei ist darauf zu achten, dass:
- die Projektbeteiligten ausreichende Fachkenntnisse besitzen oder externes Personal engagiert wird
- die Methoden korrekt angewendet werden und
- die Teamarbeit reibungslos funktioniert.
Projekterfolg: Die richtige Projektmanagementtechnik
Damit ein Projekt von Anfang an gute Erfolgschancen hat, müssen Sie wissen, welche Faktoren einen Einfluss haben:
- schriftliche Planung und Controlling
- Qualifikation (Projektleitung und -gruppe, Moderatoren, Projektmethoden)
- Aufgaben (Termine, Kosten, Zielsetzung)
- Projektgruppe (gute Zusammenarbeit, Zusammensetzung)
- Unternehmenskultur
Auch die gewählte Methode für das Projektmanagement ist ausschlaggebend. Folgendes steht unter anderem zur Wahl:
- Projektstrukturplanung: Das Projekt wird hierarchisch gegliedert und als Baumstruktur grafisch dargestellt. Je nach Projektumfang wird es in kleinere Projekte, Aufgaben oder Arbeitsprojekte aufgeteilt. Bei komplexen Projekten funktioniert diese Methode selten, da die Abbildung unübersichtlich ist.
- Lean Project Management: Eine neue Methode im Bereich Projektmanagement ist die Lean-Methode. Das schlanke Management soll den bürokratischen Aufwand reduzieren. Die Projektgruppe soll weniger daran arbeiten, die Aufgabe zu Ende zu bringen; sie soll stets den Nutzen für den Kunden beziehungsweise das Ziel im Auge behalten. Deshalb sind Projektänderungen die Regel und nicht die Ausnahme.
- Kanban: Eigentlich handelt es sich um eine japanische Prozessmethode, jedoch kommt Kanban immer häufiger in Projekten zum Einsatz. Das klassische Kanban-Modell des 21. Jahrhunderts basiert auf drei Kategorien: „Zu erledigen“, „in Arbeit“ und „ausgeführt“, die als Karten in Tools wie z.B. „Trello“ dargestellt werden.
Effizientes Projektmanagement ist unverzichtbar, wenn Sie jedes Projekt zufriedenstellend abschließen möchten. Wählen Sie in jedem Fall eine Managementtechnik, die zum Projekt passt und zum besten Ergebnis führt.
