Straffe Abläufe und eine klare Prozessstruktur haben in einem Unternehmen höchste Priorität. Termine online zu vereinbaren ist ein weiterer Schritt in Richtung effizienter Betriebsabläufe. Wie sieht es in deinem Unternehmen aus? Greifst du noch auf die klassischen, händischen Kalender zurück oder hast du schon einen Online-Terminkalender für die Onlinebuchung im Einsatz? Gerade in Zeiten der Digitalisierung macht es Sinn, die Terminplanung in die digitale Welt zu verlagern.
Egal in welcher Branche dein Unternehmen tätig ist: Sowohl für dein Unternehmen selbst, als auch für deine Kunden bringt die Möglichkeit der Onlinebuchung viele Vorteile mit sich. Erfahre im folgenden Artikel, wie du den Online-Terminkalender für dein Unternehmen nutzen sowie deinen Betriebsablauf vereinfachen kannst.
Die Vorteile eines Online-Terminkalenders für die Onlinebuchung
Indem du es möglich machst, online Termine zu vereinbaren, minimierst du deinen Verwaltungsaufwand und verpasst keinen Kunden mehr. Zusätzlich sorgst du für die Erreichbarkeit deines Unternehmens rund um die Uhr und das 365 Tage im Jahr.
Immer mehr Menschen suchen online nach bestimmten Informationen. Über Suchmaschinen wie Google können potenzielle Kunden auf deine Website stoßen, Daten zu deinem Betrieb recherchieren und mit deinem Unternehmen in Kontakt treten. Die Kontaktaufnahme durch eine E-Mail ist umständlich und dauert recht lange. Anrufe sind unbeliebt und der Kunde ist zusätzlich an deine Öffnungszeiten gebunden. Noch dazu kommt: Vergesslichkeit ist menschlich. Gute Onlinebuchungs-Tools ermöglichen den automatischen Versand von Erinnerungsmails. Vergessene Termine gehören damit der Vergangenheit an.
Ob Arztpraxis, Handwerker, Steuerberater, Anwalt oder Friseur: Ganz egal in welcher Branche dein Unternehmen tätig ist, eine kundenfreundliche Alternative bieten hier jetzt die Online-Buchungssysteme.
Terminvereinbarung einfach und kundenfreundlich gestalten
Um einen Online-Terminkalender nutzen zu können, musst du diesen natürlich zunächst einmal konfigurieren und an dein Unternehmen anpassen. Mit einem passenden Programm, geht das allerdings sehr einfach. Im Vorhinein muss natürlich festgelegt werden, in welchem Zeitraum deine Kunden oder Patienten überhaupt Termine festlegen können. Auch die Dauer des Termins muss ausgewählt werden können. Wie findet die Terminvereinbarung in deinem Unternehmen bisher statt? Ist ein gutes Terminmanagement vorhanden, kannst du dieses super für die Onlinebuchung übernehmen. Treten im Rahmen deines Terminsystems immer wieder Probleme auf, ist die digitale Umstellung die perfekte Gelegenheit, dein System und die Terminvereinbarung zu überarbeiten. Gehe hier auch auf deine Mitarbeit zu und beratet euch zusammen.
Bietest du spezielle Angebote an? Sonderbehandlungen in der Praxis? Spezielle Arbeiten im Handwerksbetrieb? Spezialisierungen in deiner Anwaltskanzlei? Besondere Behandlungen im Friseursalon? Auch hierauf solltest du beim Aufstellen deines Online-Buchungssystems darauf achten, da hier eventuell ein erhöhter Zeitaufwand stattfindet oder spezielle Vorbereitungen durch dein Team nötig sind. Durch die Auswahl von beispielsweise Sonderbehandlungen kann somit auch die Dauer des Termins und die Zeit zur Vorbereitung berücksichtigt werden. Das sorgt für einfachere Planungsabläufe in deinem Unternehmen.
Auch deine Kunden wissen dadurch natürlich auch, wie viel Zeit sie für ihren Termin einplanen müssen. Der Tag kann so optimal mit Terminen in der passenden Länge gefüllt werden.
Wo kannst du den Online-Terminkalender einsetzen?
Online-Buchungen können an mehreren Stellen im Internet mit eingebunden werden. Den Onlinebuchungskalender kannst du ganz klassisch auf deiner Website integrieren. Wichtig ist dabei, dass das Buchungssystem einfach und schnell zu finden sein muss. Dies kann über einen Button direkt auf der Startseite, im Menü oder in der oberen Taskleiste sein. Immer wichtig: Möglichst einfach zugänglich sollte der Online-Terminkalender sein.
Auch deine Facebook- oder Instagram-Seite ist ein weiterer Weg. Binde auch hier den Link ganz unkompliziert mit auf deine Unternehmensseite ein. Bei Facebook hast du zudem den Vorteil, dass du mit wenigen Sätzen und neuen Fotos oder Videos deine Kunden laufend auf dem Aktuellen halten kannst. Dadurch bleibst du im Zentrum der Aufmerksamkeit und kannst auf diese Weise auch Neukunden gewinnen.
Was zeichnet ein gutes Online-Buchungssystem aus?
Einfache und flexible Struktur des Systems für die Onlinebuchung
Die einfache Nutzung des Systems auf Seiten des Kunden ist wichtig. Doch auch die einfache Einbindung des Systems in deinen Geschäftsalltag ist wichtig. Trotz der Möglichkeit, Termin online buchen zu können, wird es weiterhin Kunden geben, welche persönlich oder per Telefon einen Termin anfragen. Es muss sollte also auch möglich sein, dass du alle offenen Termine abrufen kannst, um auch den persönlich vereinbarten Termin im System zu hinterlegen. Dadurch kannst du verhindern, dass über das Online-Buchungssystem und über dein Unternehmen ein Termin doppelt vergeben wird. Ein gut strukturiertes System bietet dir die Möglichkeit schnell und einfach die anstehenden Termine abzurufen und dich somit optimal vorzubereiten. Bei einem guten Online-Buchungssystem kannst du die Funktion zudem auch mobil nutzen und unterwegs in Echtzeit auf den Kalender zugreifen und Termine planen.
Auch eine flexible Konfiguration der Dienstleistungen und aller Ressourcen sowie die individuelle Anpassung deines Buchungsprozesses sind sehr wichtig. Gute Online-Buchungssysteme ermöglichen dir z.B. verfügbare Tage und Zeiten zu konfigurieren, den Preis und die Dauer einer Dienstleistung individuell zu definieren, Pufferzeiten einzuplanen. Auch die detaillierte Beschreibung zu deinen Dienstleistungen hinzuzufügen, individuell zu bestimmen, wie deine Leistungen an deinen Kunden gezeigt werden , welche Benachrichtigungen an sie verschickt werden und die zugehörigen Ressourcen (Mitarbeiter, Räume, Ausrüstung, etc.) flexibel zu managen, sollte möglich sein.
Benachrichtigungsfunktion bei der Onlinebuchung
Ein weiterer interessanter Punkt eines Online-Buchungssystems ist die Möglichkeit von Benachrichtigungen. Dies kann zum einen die Buchungsbestätigung sein, sobald ein Termin gebucht wurde. Der Kunde erhält eine E-Mail oder SMS mit allen erforderlichen Informationen. Zudem kommt die Erinnerungsnachricht, die eingestellt werden kann, um den Kunden bis 24 Stunden vor einem Termin noch einmal auf den anstehenden Termin hinzuweisen. Diese Maßnahme kann das Nichterscheinen von Kunden reduzieren.
Integrierte Kundendatenbank und individuelle Kundenansprache
Vereinbart ein neuer Kunde einen Termin, ist es hilfreich, wenn automatisch ein Profil mit allen wichtigen Informationen erstellt wird. Dadurch baust du einfach eine Kundendatenbank ohne viel Aufwand auf.
Sonderwünsche des Kunden, Geburtstage, vergangene Termine – alle Daten, nötig für die ideale Kundenansprache, stehen dir in der integrierten Kundendatenbank auf einen Blick zur Verfügung.
Spezielle Rabatte und Angebote, besondere Aktionen oder Grüße zu Weihnachten oder Ostern – mit einer Newsletter Funktion erreichst du deine Kunden ganz individuell.
Alles auf einen Blick dank Kalendersynchronisierung
Dank einer Kalender-Synchronisierung hast du alle Termine auf einen Blick! Dadurch lassen sich deiner und die Kalender deiner Mitarbeiter aus verschiedenen Quellen gemeinsam verwalten. Alle Änderungen sind für alle Nutzer sichtbar und Buchungsfehler werden vermieden.
Durch ein Tool zum Planen von Terminen kannst du die Effizient deines Unternehmens steigern. Denn ein gutes Buchungssystem übernimmt viele zeitaufwändige Planungs- und Verwaltungsaufgaben.
Fazit: Onlinebuchung
Mit dem Onlinekalender bietest du nicht nur mehr Service. Gleichzeitig präsentierst du dich als ein modernes, zeitgemäßes Unternehmen. Zudem wird durch die Onlinebuchung von Terminen der Arbeitsaufwand für dich und deine Mitarbeiter deutlich reduziert, wodurch strukturierter und effizienter gearbeitet werden kann. Das überträgt sich sofort auf die Stimmung deiner Kunden – und glückliche Kunden kommen wieder. Jedes Unternehmen, das mit Kunden in Kontakt tritt, profitiert, wenn es eine Möglichkeit zur Verfügung stellt, Termine online zu buchen.
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