Die Arbeit ist getan, der Kunde ist glücklich. Eigentlich wäre es jetzt Zeit für den wohlverdienten Feierabend mit der Familie oder Freunden, doch im Büro wartet noch ein großes Sorgenkind auf Sie: Die Buchhaltung. Vor allem Klein- und Mittelständlern bleibt neben dem Arbeitsalltag häufig nur wenig Zeit für den Papierkram.
Schiebt man die Buchhaltung zu lange hinaus, wird aus dem Sorgen ganz schnell ein Problemkind. Bald schon stapeln sich die Papierstapel meterhoch auf Ihrem Schreibtisch, die To-Do-Liste wächst unentwegt und die Liquidität Ihres Unternehmens leidet. Daher sollten Sie die Rechnungsstellung nicht lange herauszögern und Ihr wohlverdientes Geld zeitnah eintreiben. Rechnungen schreiben muss nicht komplizierter sein oder viel Zeit in Anspruch nehmen, wenn man ein paar einfache Regeln befolgt. Unsere Freunde von Billomat, einem Online-Buchhaltungsprogramm für Unternehmer, sind Experten in Sachen Rechnungsstellung und haben 5 Tipps zusammengefasst, damit das Rechnung schreiben künftig leichter von der Hand geht.
1. Rechnungsvorlage: Gut vorbereitet, ist halb erledigt.
Eine vollständige Rechnungsvorlage erspart Ihnen viel Zeit und Arbeit.
Beim Erstellen der Rechnungsvorlage sollten Sie unbedingt darauf achten, dass diese alle gesetzlich vorgeschriebene Pflichtangaben enthält:
- Name und Adresse des Rechnungsstellers und –empfängers
- Steuer- und Umsatzidentifikationsnummer
- Rechnungsnummer (Hinweis: Sie muss jedem Kunden eindeutig zuordenbar sein. Deshalb empfehlen wir Ihnen, von Anfang an ein einheitliches Rechnungsnummer-System einzuführen.)
- Leistungszeitpunkt
- Leistungsbeschreibung (Hinweis: Beinhaltet Art, Menge bzw. Umfang der Leistung, sowie den Rechnungsbetrag.)
- Steuerbetrag und Steuersatz (Hinweis: Falls Sie als Kleinunternehmer nach 19 Abs. 1 UStG tätig sind, gehört statt der Umsatzsteuer ein Kleinunternehmerreglung-Hinweis auf die Rechnung!)
- Rabatte und andere Preisvereinbarungen
- Fälligkeitsdatum
- Bei Schlussrechnung: Vorher vereinnahmte Teilentgelte und auf sie entfallende Steuerbeträge absetzen, falls über Teilentgelte Rechnungen ausgestellt worden sind.
- Hinweis auf Anwendung der Differenzbesteuerung (Reiseleistung, Gebrauchtwaren)
- Hinweis auf Aufbewahrungspflicht bei Privatpersonen (zwei Jahre)
Für alle die unsicher sind, stellen wir hier eine kostenlose Rechnungsvorlage bereit.
2. Ablage: Gut gelagert ist halb gefunden.
Schaffen Sie von Anfang an eine sinnvolle Ablagesystematik. Speichern und lagen Sie Ihre Daten nach einem logischen System ab. Ihre Ordner, ganz gleich ob in der Cloud, auf dem Laptop oder physisch, müssen nachvollziehbar benannt sein, damit Sie mit wenigen Mausklicks bzw. Handgriffen den Geschäftsvorfall nachvollziehen können.
3. Aufbewahrungen: Was weg ist, ist weg.
Ein aufgeräumtes, ordentliches Büro fördert Arbeitsmotivation und Kreativität. Bevor Sie den alten Papierkram ausmisten, sollten Sie aber immer an die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für Rechnungen in Deutschland denken. Geschreddert oder gelöschte Dokumente können nur schwer reproduziert werden. Hin und wieder kann es vorkommen, dass das Finanzamt die Dokumente einsehen will. Wenn Sie nicht liefern können, kann das teuer werden.
4. Fristen: Last Minute kann nicht nur beim Flieger teuer werden
Auch wenn es im Unternehmeralltag spannendere Themen als Buchhaltung gibt, muss diese schlussendlich doch erledigt werden – und zwar zeitnah. Vermeiden Sie einen Mentalbreakdown um kurz vor 12 am Stichtag. Wer unter Stress und Hektik arbeitet, dem unterlaufen Flüchtigkeitsfehler.
Planen Sie sich lieber wöchentlich 1-2 Stunden ein, an denen Sie sich um Ihre Buchhaltung kümmern. Mit Online-Buchhaltungsprogrammen können Sie Ihre Buchhaltung auch bis zu einem gewissen Grad automatisieren, beispielsweise bei der Rechnungsstellung für wiederkehrende Forderungen.
5. Up-to-Date: Lassen Sie sich helfen.
Ihre letzte Unterrichtsstunde oder Fortbildung in Sachen Buchhaltung ist schon eine Weile her? Ihnen liegt Rechnungen schreiben einfach nicht im Blut? Dann lassen Sie sich von spezialisierten Dienstleistern unterstützen oder fragen Sie Ihren Steuerberater um Hilfe. Eine noch günstigere Abhilfe gibt’s wie immer im Netz. Online Buchhaltungsprogramme wie zum Beispiel Billomat unterstützen durch vorbereitete Rechnungsvorlagen, einfache Ablagesysteme, Belegarchivierung und automatischem Mahnwesen. Der kostenlose Kundensupport unterstützt Sie bei der Einrichtung Ihres Accounts und im Newsletter gibt es kontinuierlich Updates über die neuesten Änderungen und Gesetzesregelungen. Überzeugen Sie sich selbst und testen Sie Billomat 60 Tage lang kostenlos.
