Gerade zum Jahresende entschließen sich viele Vorgesetzte, die Leistungen der einzelnen Mitarbeiter noch einmal Revue passieren zu lassen und zu beurteilen. Konstruktive Feedback-Gespräche können hierbei leistungsfördernde und motivierende Instrumente sein, wenn sie gut vorbereitet und strukturiert ablaufen. Wir stellen Ihnen einige Do`s and Don`ts vor, auf die Sie bei einer guten Beurteilung achten sollten.
Einsatz und Durchführung der Leistungsbeurteilung
Das Leistungsgespräch sollte eine regelmäßige Methode sein, um über das Erreichen oder Nicht-erreichen festgelegter Ziele zu sprechen. Dabei soll es sich keinesfalls um Gespräche handeln, die zwischen „Tür und Angel“ durchgeführt werden. Vielmehr sollte man sich reichlich vorbereiten und sich genügend Zeit nehmen, um eine faire und ausführliche Beurteilung vorzunehmen. In größeren Unternehmen stehen meist bestimmte Systeme zur Leistungsbeurteilung zu Verfügung und auch in kleineren Unternehmen schadet es nicht, sich ein einheitliches Konzept zurechtzulegen, um jeden Mitarbeiter gleichwertig bewerten zu können. Punktesysteme sind hierbei eine bewerte Methode. Bereiten Sie dieses bereits vor dem Gespräch vor und geben Sie auch Ihrem Mitarbeiter die Möglichkeit, sich darauf vorzubereiten. Beginnen Sie das Feedback locker und zeigen Sie Ihre Wertschätzung gegenüber Ihrem Angestellten, indem Sie Ihm einen Dialog anbieten. Lassen Sie Ihrem Mitarbeiter zuerst die Möglichkeit über Schwierigkeiten, Probleme und Sichtweisen zu sprechen und beginnen Sie im Anschluss erst mit der eigenen Beurteilung. Versuchen Sie sich hierbei immer auf einzelne Punkte zu konzentrieren und nicht zu verallgemeinern. Legen Sie abschließend konkrete Fördermaßnahmen dar und halten Sie Ziele fest, die bis zu einem bestimmten Zeitpunkt erreicht werden können. Diese sollten bei dem nächsten Beurteilungsgespräch als Basis herangezogen werden, um eventuelle Fortschritte feststellen zu können.
Mögliche Fehler bei einer Beurteilung
- Vergleichen von Mitarbeitern untereinander: Zum einen fördert das Missmut untereinander und zum anderen sollte jede Arbeit für sich beurteilt werden. Besser ist es, jeden Arbeitnehmer und Leistung einzeln zu betrachten und beispielsweise die Vorjahre als Vergleichsbasis heranzuziehen.
- Wahrnehmungsverzerrung: Einzelne Aspekte, Tätigkeiten und Leistungen können unter Umständen alle anderen Arbeitsinhalte überschatten. Zum Beispiel kann eine negative Leistung, die noch nicht in weiter Vergangenheit liegt, die Ereignisse des Gesamtbeurteilungszeitraumes überlagern und daher das Feedback insgesamt negativer ausfallen lassen. Aus dem selben Grund sollte man sich nicht von einem ersten Eindruck oder von Vorurteilen fehlleiten lassen oder die hierarchische Stellung des Mitarbeiters gegenüber den anderen außer Acht lassen, um eine klare unverzerrte Beurteilung zu fällen.
- Maßstabsproblem: Manche Führungskräfte besitzen die Tendenz zu milde zu sein, um das Arbeitsklima nicht zu gefährden oder aus Angst den Mitarbeiter zu verletzen. Ratsam ist es hierbei, sein Punktesystem auf gerade Zahlen (z.B. 4- oder 6-Punktesystem) auszulegen, da man somit nicht die Möglichkeit hat den Mittelwert zu wählen, um einer schlechteren Beurteilung aus dem Weg zu gehen. Andersherum ist eine Tendenz zur Härte auch nicht ratsam und man sollte möglichst nicht von eigenen Maßstäben ausgehen und sich selbst hinterfragen.
- Mit Lob sparen: Einige Führungskräfte gehen eher sparsam mit lobenden Worte um, aus Angst der Mitarbeiter würde sich darauf ausruhen und somit seine Arbeit vernachlässigen. Keine Angst, in den meisten Fällen zeigen Angestellte mehr Engagement, wenn Ihre Arbeit wertgeschätzt wird.
- Mangelnde Zeit: Keinesfalls sollte eine Beurteilung unter Termindruck durchgeführt werden. Dies verfälscht unter Umständen die Inhalte der Beurteilung oder bietet nicht genügend Raum für Klärungsbedarf.
Beurteilungskriterien
Folgende Beurteilungskriterien können als Grundlage für ein Leistungssystem herangezogen werden. Oft sind einige Punkte allerdings berufs- und positionsabhängig. Daher sollten Sie Ihr System individuell erweitern und auf Ihre Berufsgruppe anpassen:
- Effiziente Anwendung von Kenntnissen und Fähigkeiten
- Selbständige, prozessorientierte Arbeitsweise
- Innovative Verbesserungsvorschläge (nicht nur für seinen Bereich, sondern auch für Schnittstellen usw.)
- Vorausschauendes Handeln/ Umgang mit Ressourcen (z.B. Zeit, Material)
- Verantwortung, Zielorientierung, Ordnung
- Sorgfalt, Häufigkeit von Fehlern, Einhalten von Handlungsspielräumen
- Flexibilität
- Zusammenarbeit/ Teamverhalten (untereinander, zu Vorgesetzten, Kunden, Lieferanten, und allen anderen Kontaktpersonen)
Fazit
Eine gut strukturierte und organisierte Leistungsbeurteilung kann nicht nur die Motivation der Mitarbeiter fördern, sondern schafft unter anderem auch ein solides Vertrauensverhältnis zwischen Führung und Angestelltem. Wenn man darauf achtet, dass das Feedback sachlich, verständlich, nachvollziehbar und wertschätzend durchgeführt wird, kann das Leistungsgespräch langfristig ein geschätztes Führungsinstrument werden, welches regelmäßig zum Einsatz kommen sollte.
