Du bist ein Fan von Kundenveranstaltungen? Wir auch!
Über Events und wie diese sinnvoll für Unternehmer nutzbar sind, haben wir bereits hier berichtet.
Heute geht es aber ans Eingemachte: Wie organisiere ich eigentlich ein erfolgreiches Event?
Wir erklären dir wie du Aufmerksamkeit erregst, einen persönlichen Kontakt zu deiner Zielgruppe herstellst und die Organisation effizient gestaltest.
Ziele und Zielgruppen definieren
Werde dir im Vorfeld klar, welche Ziele und Zielgruppe du erreichen möchtest. Geht es vorrangig um eine Kundenbindung, die Bekanntmachung eines neuen Produkts oder doch etwas anderes? Du bist im B2B-Bereich tätig, kann es sich bei der Zielgruppe auch nur um eine bestimmte Branche oder Kunden mit einer bestimmten Eigenschaft oder Umsatz handeln. Abhängig von diesen Faktoren sind die organisatorische Ausrichtung und die zum Einsatz kommenden Kanäle.
Attraktiven Rahmen festlegen
Die Eventlocation sollte passend zu deinem Ziel und deiner Zielgruppe ausgewählt werden. Sie bietet einen wirkungsvollen Rahmen, den die Besucher zu schätzen wissen werden. Als Beispiel dient hier unsere letzte Veranstaltungslocation: Die Continental Arena in Regensburg.
Darauf aufbauend sollte das Design der Veranstaltung konzipiert werden. Grundsätzlich geht es darum, das Event attraktiv nach außen hin darzustellen und eine Wertigkeit zu schaffen. Gibt es mehrere Events in einer Veranstaltungsreihe, so ist es ratsam, bei der Gestaltung einen roten Faden durchzuziehen, um einen Wiedererkennungswert zu schaffen.
Einladungen versenden
Versende deine personalisierten Einladungen früh genug. Ein beliebter und nachhaltiger Weg sind E-Mailings. Wie du erfolgreiche E-Mailing-Kampagnen durchführen, liest du hier. Je nach Zielgruppe und nach Exklusivität des Events empfiehlt sich auch eine hochwertige, gedruckte Einladung. Vergiss aber bei beiden Varianten nicht die Möglichkeit der einfachen Zusage für den Empfänger.
Event-Landingpage anlegen
Diese Zusage kann u.a. über eine eigene Landingpage zur Veranstaltung mit Hilfe eines Formulars erfolgen. Über diese Seite können potentielle Besucher auch weitere Informationen (Programm, Referenten, Location und Anreise) oder Bilder vergangener Events einsehen.
Kunden persönlich ansprechen
Wer von uns reagiert heutzutage schon auf unpersönliche Werbetexte? Genau so geht es deinen Kunden. Nutze bei all deinen Kommunikationsmaßnahmen – egal ob Brief, Postkarte, E-Mail oder WhatsApp – eine persönlicher Ansprache.
Gehen die Einladungen per E-Mail an die Empfänger, so besteht die Möglichkeit diese mit personalisierten Links auf die Event-Landingpage zu lenken. Auf diese Weise können sich die User mit einem Klick (und ihren vorausgefüllten Daten) für die Veranstaltung anmelden.
Ist die Resonanz eher schleppend, ziehe Reminder-Mails in Erwägung. Aber Vorsicht vor einer Überpenetration deiner Kontakte!
Social Media, PR & Co. nutzen
Postings, Pressemitteilungen oder Blogbeiträge bieten die Möglichkeit auf die Veranstaltung aufmerksam zu machen. Kündige deine Referenten oder deine interessanten Gäste an. Auf diese Weise kannst du die Spannung bis zum Tag des Events aufrechterhalten.
Nachberichterstattung nicht vergessen
Es kann so einfach sein präsent zu bleiben. Stelle den Besuchern Präsentationen etc. zur Verfügung – ob auf der Landingpage oder per Mail. Videos und/oder Bilder verhelfen dem Event in Erinnerung zu bleiben und die Atmosphäre zu vermitteln.
All diese Tipps setzen ein Know-How in der Veranstaltungsplanung sowie digitale Kompetenzen im Organisationsteam voraus. Hier können dir aber auch professionelle Event-Agenturen unter die Arme greifen.
Grundsätzlich ist es aber empfehlenswert, von Beginn an das zur Verfügung stehende Budget klar zu definieren. Nur so können alle zur Verfügung stehenden Optionen für die Organisation und Inszenierung des Events abgewägt und letztendlich auch durchgeführt werden.
Genderdisclaimer: In diesem Blog werden geschlechtsspezifische Formulierungen verwendet, um den Lesefluss zu erleichtern. Alle Bezeichnungen gelten jedoch für alle Geschlechter gleichermaßen. Unsere Absicht ist es, niemanden auszuschließen oder zu diskriminieren. Respekt und Inklusivität stehen bei uns im Mittelpunkt.
