Digitale Buchhaltung im Mittelstand: Chancen, Risiken und Implementierung

Buchhaltung 4.0 – Mittelstand in Bewegung

Der Großteil der Unternehmen in Deutschland ist im Mittelstand zu finden. Mittelständler stehen einer Digitalisierung ihrer Buchhaltung vorwiegend positiv gegenüber. Weit mehr als die Hälfte der Unternehmer planen die Implementierung einer digitalen Buchhaltung. Denn die Digitalisierung der Buchhaltung liefert für zahlreiche Unternehmensformen im Mittelstand eine solide Grundlage, auf der weitere Technologien aufbauen können. Da die Buchhaltung im mittelständischen Unternehmen eine zentrale Stellung einnimmt, erfordert sie besondere Aufmerksamkeit. Auch in der Kommunikation mit dem Kunden spielt sie eine tragende Rolle und trägt entscheidend zur Kundenpflege bei. Daher ist es für ein mittelständisches Unternehmen von großer Bedeutung, den steigenden Kundenansprüchen durch neue Technologien gerecht zu werden.

Aufwind für den Mittelstand durch digitale Buchhaltung

Die digitale Buchhaltung drängt das konventionelle Papierdokument aus dem Büro. Rechnungen, Lieferscheine, Angebote, Geschäftsbriefe und Bilanzen kommen in Zukunft ohne Papier und Tinte aus. Die Chancen der digitalen Buchhaltung gehen jedoch noch sehr viel weiter:

• Kosteneinsparung
• Zeitersparnis
• Optimierung von Arbeitsabläufen
• Umweltschutz

Digitale Buchhaltung spart Kosten

Nicht nur die Arbeitsmaterialien für den Druck von Dokumenten auf Papier werden mit der digitalen Buchhaltung eingespart. Auch die gesetzlich vorgeschriebene Archivierung von steuerlich relevanten Dokumenten findet auf einem Server innerhalb der Firma oder sogar in einer Cloud an einem anderen Ort Platz. So entfallen auch die Kosten für Archivräume, Energie und Nebenkosten.

Zeitersparnis für mehr Produktivität

Die Buchhaltung 4.0 beschleunigt die Arbeitsabläufe und vereinfacht ihre Kontrolle. Das spart Zeit, die Ihre Mitarbeiter für andere Arbeiten einsetzen können. Nicht nur die Produktivität wird dabei verbessert, auch die Personalkosten sinken.

Ein System für alles – Optimierung von Arbeitsabläufen

Da die Buchhaltung 4.0 alle erforderlichen Arbeitsprozesse ein einem einzigen System zusammenfasst, können Dokumente aus allen Unternehmensbereichen zentral abgelegt werden. So stehen die Daten allen Abteilungen jederzeit für einen Abruf bereit. Auch der Kunde spürt die Prozessoptimierung, wenn sein Bestellvorgang einfach gestaltet ist und er einen bequemen Service für die Bezahlung seiner Rechnung nutzen kann.

Der Umwelt zuliebe – digitalisierte Buchhaltung

Wenn die Buchhaltung auf Papier und Tinte verzichten kann, dann senkt Ihr Unternehmen nicht nur Kosten für Arbeitsmaterial, Raum und Energie, sondern schützt auch die Umwelt und schont Ressourcen.

Risiken der Digitalen Buchhaltung

Unternehmen, die eine Umstellung ihrer Buchhaltung auf digitale Prozesse planen, sollten auch die Herausforderungen kennen, um diesen bereits im Vorfeld zu begegnen. Zu den Hürden bei der Umstellung auf die Buchhaltung 4.0 gehören:

• GoBD
• Datenschutz
• Umstellungsphase

GoBD – gesetzliche Ansprüche an die Buchhaltung

Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) schreiben der digitalen Buchhaltung vor, wie sie ihre Dokumente zu führen und aufzubewahren hat. Unternehmer, die eine Umstellung planen, sollten sich über die gesetzlichen Anforderungen genau informieren, um die passende Technologie für ihre Buchhaltung bereit zu stellen. Wenn die gesetzlichen Vorgaben nicht erfüllt werden, dann riskieren Unternehmen, dass das Finanzamt die vorgelegten Dokumente im Rahmen einer Steuererklärung nicht anerkennt. Das kann dazu führen, dass eine Steuerschätzung erfolgt.

Datenschutz – Ihre Kunden schätzen den Datenschutz

Unternehmen sind für den Schutz der Daten von Kunden, Lieferanten und Geschäftspartnern verantwortlich. Digitale Dokumente mit sensiblen Daten müssen durch den Einsatz professioneller Technologie geschützt werden. Mittelständische Unternehmen sollten für den Bereich des Datenschutzes fachliche Beratung in Anspruch nehmen. Der sichere Datenschutz ist die beste Grundlage für eine erfolgreiche Pflege von Kundenkontakten.

Veränderungen brauchen Zeit – die Umstellungphase

Auch die digitale Buchhaltung funktioniert nicht ohne die Mitarbeiter. Diese benötigen Zeit, um sich auf die Veränderungen einzustellen, die die Buchhaltung 4.0 mit sich bringt. Die Mitarbeiter müssen nicht nur im Vorfeld gründlich geschult werden. Während der ersten Wochen nach der Einführung der neuen Technik besteht eine erhöhte Anfälligkeit für Fehler.

So gelingt die Implementierung Ihrer digitalen Buchhaltung

Die Umstellung auf die Buchhaltung 4.0 erfordert mehrere Schritte:

• Strategie
• Infrastruktur
• Implementierung
• Kommunikation

Mittelständische Unternehmen brauchen eine Strategie, die eine digitale Buchhaltung auf ihre individuellen Bedürfnisse zuschneidet. Eine Bestandsaufnahme der Gegebenheiten erfordert genauso wie die Formulierung von Zielen eine professionelle Beratung und Begleitung. Danach können Sie den Aufbau der erforderlichen Infrastruktur gemäß der Schnittmenge aus Zielen und Realisierbarkeit in Auftrag geben. Für eine erfolgreiche Umsetzung sollten die Mitarbeiter aus sämtlichen Abteilungen laufend in die Planungen mit einbezogen werden. Mitarbeiter-Schulungen sollten bereits im Vorfeld absolviert werden. Planen Sie darüber hinaus einen ausreichenden Zeitpuffer ein, bis die neue Technik intern reibungslos läuft. Treten Sie erst nach einer stabilen Testphase mit neuen digitalen Prozessen an Ihre Kunden heran. Informieren Sie auch Ihre Bestandskunden, Lieferanten und Geschäftspartner rechtzeitig von der neuen Technik, damit diese sich auf veränderte Prozesse einstellen können.