Mit der Gründung eines Unternehmens kommen auf den Inhaber nicht nur Herausforderungen zu, die die langfristige Durchsetzung auf dem Markt betreffen. Auch die Buchhaltung stellt hohe Ansprüche durch die Gesetzgebung an das junge Unternehmen. Daher lohnt es sich, wenn Du Dich neben der fachlichen Positionierung auf dem Markt auch mit der Buchhaltung Deines Unternehmens gründlich befasst.
Welche Herausforderungen stellt die Buchhaltung an Neugründer?
Die Buchführung behandelt sämtliche Geschäftsvorfälle in einem Unternehmen, indem sie diese erfasst, dokumentiert und archiviert. Doch nicht nur für das Unternehmen behält die Buchführung die erarbeiteten Geschäftsunterlagen vor. Denn da jedes Unternehmen seine Erträge versteuern muss, stellt die Buchhaltung die hierfür erforderlichen Unterlagen bereit. Da der Gesetzgeber der Buchhaltung zahlreiche Vorgaben hinsichtlich der Rechnungsstellung, der Erfassung von Dokumenten, der Buchung von Geschäftsvorfällen und der Ermittlung von Gewinnen macht, muss Deine Buchhaltung genau festgelegten Anforderungen genügen.
Welche Aufgaben muss Deine Buchhaltung erfüllen?
Zu den alltäglichen Aufgaben der Buchhaltung gehört die Behandlung von Geschäftsvorfällen, die sich in Bankbewegungen oder Barzahlungen ausdrücken. Dabei werden Einnahmen und Ausgaben erfasst und entsprechend eingebucht. Daneben muss die Buchhaltung Rechnungen, Angebote und Lieferscheine verfassen, sowie das Mahnwesen organisieren. Dabei müssen sämtliche erstellte und geordnete Unterlagen in regelmäßigen Abständen eine zuverlässige Basis für die Erklärung von Steuerabgaben liefern. Auch die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater liegt in der Hauptverantwortung der Buchhaltung.
Wo findest Du Unterstützung?
Die Buchhaltung mit einer spezialisierten Software erleichtert alle buchhalterischen Aufgaben erheblich, indem es diese digital umsetzt. Das Buchhaltungssystem Billomat umfasst sämtliche Aufgabenbereiche der Buchhaltung, indem es unter Berücksichtigung der gesetzlichen Erfordernisse die notwendigen Werkzeuge bereitstellt. Die Bedienung der Werkzeuge ist einfach gestaltet, erfordert keine buchhalterischen Fachkenntnisse und automatisiert zahlreiche Arbeitsschritte. Dabei sorgt Billomat dafür, dass Deine gesamte Buchführung in professioneller Weise und mit zuverlässiger Rechtssicherheit erstellt wird.
Rechnungen schreiben in der traditionellen Buchhaltung
Noch vor wenigen Jahren war es in der Buchhaltung gängig, Rechnungen, Angebote und Lieferscheine mit Textverarbeitungsprogrammen wie Word oder Excel zu erstellen. Dabei hatte die Buchhaltung eigenständig dafür zu sorgen, dass ihre Dokumente alle erforderlichen Pflichtangaben enthielten. Denn Rechnungen müssen zum Beispiel zahlreiche Pflichtangaben enthalten, damit das Finanzamt das Dokument in der Steuererklärung anerkennt. Andernfalls kann es zu empfindlichen Steuernachzahlungen kommen. So konnten sich in der üblichen Textverarbeitung auch bei der Verwendung von Vorlagen sehr häufig Fehler einschleichen, wenn zum Beispiel vorgefertigte Bausteine verloren gingen. Zudem musste die Buchhaltung jedes Dokument einzeln anfertigen, sehr genau prüfen und entsprechend viel Zeit darauf verwenden.
Rechnungen schreiben – so einfach geht´s mit Billomat
Mit Billomat erstellst Du Dokumente wie Rechnungen, Angebote, Lieferscheine und Mahnungen in nur wenigen Arbeitsschritten direkt über die Software. Die Bedienung von Billomat ist intuitiv, sodass Du hierfür keine Fachkenntnisse benötigst und sofort mit der Buchhaltung loslegen kannst. Rechtssichere Vorlagen von Billomat sorgen dafür, dass Deine Geschäftsdokumente alle erforderlichen Pflichtangaben enthalten, die der Gesetzgeber verlangt. So können sich auch keine Fehler einschleichen. Deine Rechnungen und andere Dokumente verschickst Du im Anschluss direkt aus der Software per E-Mail an Deinen Kunden oder als Briefpost per EPost. Wiederkehrende Rechnungen, beispielsweise für Mieten oder monatliche Service Verträge, erstellt Dir Billomat automatisch auf Basis Deiner Einstellungen.
Belege erfassen und Reisekosten erstellen – Geduldsprobe für die Buchhaltung
Das Erfassen von Belegen galt noch vor wenigen Jahren genauso wie die Erstellung von Reisekostenabrechnungen als eine Herausforderung für Sorgfalt und Geduld. Denn die einzelnen Belege mussten nicht nur gesammelt, sondern auch einzeln erfasst und abgelegt werden. Bei der Buchung waren Rechnungsnummern und Beträge abzutippen. Für die Belegvorlage musste auf Geschäftsreisen stets darauf geachtet werden, dass jeder Beleg sorgfältig in Hosentaschen, Geldbeutel oder Handtaschen gesammelt wurde und unterwegs nicht mehr verloren ging.
Belege erfassen – so einfach geht´s mit Billomat
Eingangsrechnungen und sonstige Belege, die Du als PDF, Word, JPG oder in anderen Dateiformaten erhältst, erfasst Billomat automatisch. Hierfür importierst Du Deinen Beleg in wenigen Arbeitsschritten in das Billomat Buchhaltungssystem, wo Du ihn dem Lieferanten zuordnest. Die digitale Erfassung der Belege erledigt Billomat ohne Tipparbeit.
Die Billomat Smartphone App digitalisiert Papierbelege auch unterwegs. Für Deine Reisekostenabrechnung kannst Du mit Hilfe der Billomat App sämtliche Kassenzettel, Quittungen, Belege und Rechnungen ganz einfach mit dem Smartphone abfotografieren. Die Billomat Texterkennung liest den Beleg selbstständig aus und archiviert ihn im Buchhaltungssystem, wo er für die Reisekostenabrechnung bereit liegt.
Zahlungen verbuchen – Ordnerstaub von gestern
In der traditionellen Buchhaltung musste jede Bankbewegung anhand von Kontoauszügen mit der zugehörigen Rechnung abgeglichen werden. Da die Unterlagen in Papierform in einem Ordnersystem organisiert waren galt es, bei jeder Zahlungsbewegung verschiedene Ordner durchzublättern und die Belege in weitere Ordner ein- und umzusortieren.
Zahlungen verbuchen – so einfach geht´s mit Billomat
Für den Zahlungsabgleich von Transaktionen auf Deinem Bankkonto und Belegen kannst Du Billomat mit Deinem Geschäftskonto verknüpfen. Sobald auf Deinem hinterlegten Konto eine Zahlungsbewegung stattfindet, gleicht Billomat diese automatisch mit den Eingangsrechnungen ab, die im Buchhaltungssystem hinterlegt sind. Zugleich überträgt Billomat die Zahlung automatisch in Dein Buchhaltungsprogramm und ordnet sie der entsprechenden Rechnung zu. Auf diese Weise hast Du automatisch und zeitgleich einen Überblick darüber, welcher Kunde seine Rechnung bezahlt hat.
Zusammenarbeit mit dem Steuerberater – Zeitintensive Vergangenheit
Die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater erforderte in der Vergangenheit neben dem zeitintensiven Beratungstermin auch eine entsprechende Vorarbeit durch die Buchhaltung. Denn sämtliche Belege mussten dem Steuerberater in ihren Ordnern im Original ausgehändigt werden, damit dieser sie bearbeiten konnte.
Ein eingespieltes Team – Billomat und Steuerberater
Die laufende Buchhaltung mit Billomat sorgt dafür, dass Deine Unterlagen für Deine Steuererklärung und den Jahresabschluss oder die Einnahmenüberschussrechnung perfekt auf die Übergabe an den Steuerberater vorbereitet sind. Die Übermittlung der Buchhaltungsdaten erfolgt digital über den DATEV-Export oder durch einen Steuerberaterzugang.
Autorenprofil
Paul-Alexander Thies – Geschäftsführer von Billomat und Startup-Experte
Ganz gleich ob Gründer, Startup oder Freelancer, als Geschäftsführer des webbasierten Buchhaltungsprogramms Billomat möchte Paul-Alexander Thies das Thema Buchhaltung so einfach wie möglich gestalten. Mit seiner Leidenschaft für strategische Unternehmens- und Produktentwicklung gründete Thies bereits während seines Studiums ein Unternehmen.
Heute blickt der Vollblut-Onliner auf über zehn Jahre Erfahrungen als Führungskraft zurück und konnte viele Unternehmen wie Groupon, Payleven (Rocket Internet) und Travador mit aufbauen. Seine Leidenschaft für den E-Commerce-Bereich sowie seine Motivation für den Zukunftsmarkt FinTech führen ihn nun zu Billomat.
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